header

Hướng dẫn xây dựng KPI trong doanh nghiệp

Đăng lúc: Thứ năm - 09/10/2014 15:43 - Đã xem: 2631 - Người đăng bài viết: Administrator
kpis nhan su

kpis nhan su

Khi một KPI đạt hay không đạt được mục tiêu đề ra, chúng được hiện thị sử dụng các màu sắc, được gọi là “tín hiệu đèn giao thông” để chỉ mức độ hiệu quả kinh doanh. Do vậy, các nhà thiết kế KPI cũng xác định rõ các ngưỡng cho hiệu suất thấp (Đỏ), hiệu suất trung bình (Vàng), hiệu suất tốt (Xanh lá) và thậm chí là đạt trên chỉ tiêu hiệu suất

Bản đồ chiến lược
Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty. Vì vậy, bước hợp lý đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty. Ngày nay, có rất nhiều các công ty hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.

Hình dưới đây chỉ ra làm thế nào mà một bản đồ chiến lược có thể giúp doanh nghiệp xác định KPI:

 

Cấp độ 1

Tuyên bố giá trị (Vận hành xuất sắc/Dẫn đầu về sản phẩm/Độ thân thiết với khách hàng)

Cấp độ 2

Chiến lược tài chính

Chiến lược khách hàng

Chiến lược các quan điểm nội bộ

Chiến lược học hỏi và tăng trưởng

Cấp độ 3

Tăng trưởng doanh thu

Duy trì/tăng thêm khách hàng

Hiệu quả quy trình làm việc nội bộ

Nguồn vốn nhân lực

Năng suất

Tăng doanh thu trên  mỗi khách hàng

Quy trình đổi mới

Nguồn vốn thông tin

Tận dụng tài sản

Giảm chi phí trên từng khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng

Nguồn vốn tổ chức

Cấp độ 4

KPI

KPI

KPI

KPI

     

Tùy thuộc vào tuyên bố giá trị, mỗi công ty có thể lập chiến lược kinh doanh và xác định được hạng mục Cấp độ 3 (tác nhân thúc đẩy giá trị) nào là quan trọng hơn cả. Ví dụ, một công ty đi theo tuyên bố giá trị “vận hành xuất sắc” phải đặt ưu tiên hàng đầu lên các hoạt động nội bộ, lập chiến lược kinh doanh do đó cần nhấn mạnh “hiệu quả làm việc nội bộ” và sẽ có thêm nhiều chỉ số KPI cho khía cạnh đó.

.

Các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ)
     Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp. Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu bằng 1 câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần phải trả lời thì không cần một phép đo lường nào cả.
Dưới đây là một vài lời khuyên để đề ra các KPQ:
- Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp
     Rất nhiều công ty đã phạm sai lầm khi sử dụng lại KPQ và cuối cùng rút ra KPI từ những công ty khác. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp là duy nhất và việc xác định điều gì là quan trọng nhất đối với tiêu chí của công ty bạn là rất cần thiết.
- Kết nối càng nhiều người càng tốt
     Bằng cách cho phép nhân viên cũng như những bên liên quan tham gia vào việc đưa ra ý kiến, các doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo được tính thích đáng và nhất quán. Sau cùng thì, cả KPQ lẫn chỉ số KPI đều phục vụ trong việc chỉ đạo mọi người đi theo một hướng đi nhất định, do đó, càng nhiều người hiểu và đồng tình với những câu hỏi thì càng tốt.
- Đảm bảo tính chính xác của KPQ
     Với từng tác nhân thúc đẩy giá trị, cần phải có từ 1 cho đến 2 KPQ để tránh trường hợp đo lường không có mục đích. Câu hỏi cần phải ngắn gọn, rõ ràng và không dùng thuật ngữ.
- Sử dụng câu hỏi mở
     Vì KPQ cung cấp bối cảnh cho KPI để đưa ra được câu trả lời, chúng cần phải được xây dựng trên hình thức câu hỏi mở nhằm gợi lên sự suy nghĩ, giải thích và thảo luận. Đôi khi người ta lại quên mất mục đích của việc đo lường là để sau cùng có thể cải thiện được hiệu suất và quản lý kinh doanh hiệu quả. Vì vậy, chỉ những câu trả lời Có/Không là không đủ.
- Tập trung vào hiện tại và tương lai: KPQ nên dẫn dắt được chúng ta đến tương lai để bắt đầu cải thiện. Việc hỏi những câu hỏi như “Chúng ta đã làm được việc XYZ chưa?” là tự đi vào ngõ cụt. Thay vào đó, các KPQ nên là “Chúng ta đã thực hiện việc XYZ tốt đến đâu?”
- Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng
     Một khi KPQ được hình thành, câu trả lời của chúng cần được sử dụng để đánh giá sự hiệu quả của các chỉ số KPI, thông qua việc trả lời được những câu hỏi đó và giúp chúng ta đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Các doanh nghiệp cần phải luôn luôn điều chỉnh KPQ để đảm bảo tính phù hợp qua thời gian.

Sau khi xem xét việc các Chỉ số hiệu suất chính liên hệ như thế nào đến các mục tiêu kinh doanh và việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đến với phần viết xuống các chỉ số hiệu suất chính KPI theo mẫu thiết kế.

Cơ bản về KPI
Với mỗi chỉ số KPI, cần phải có:
- Số nhận diện KPI
Số nhận dạng độc nhất này sẽ giúp theo dõi mọi chỉ số và tạo điều kiện dễ dàng cho các hệ thống tự động hóa.
- Tên các chỉ số
Đây là tên gọi ngắn giải thích rõ ý chính của chỉ số
- Chủ sở hữu KPI
Xác định người/bộ phận có trách nhiệm trong việc thực hiện hiệu quả kinh doanh.
Thu thập dữ liệu
     Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các chỉ số KPI. Các doanh nghiệp cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và   cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các khía cạnh dưới đây cần phải được xem xét:
- Phương thức thu thập dữ liệu
     Tùy thuộc vào bản chất của các tác nhân thúc đẩy giá trị mà bạn xác định cho KPI, bạn có thể dùng phương pháp mang lại nhiều dữ liệu định tính hơn so với những cách khác. Mặc dù các dữ liệu định lượng có thể dễ dàng đo lường, các dữ liệu định tính phong phú lại có thể tạo ra những cái nhìn và bối cảnh vô giá. 
     Một số các phương pháp phổ biến là: hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, các nhóm tập trung, đánh giá bởi người bên ngoài, quan sát, đánh giá ngang nhau.
- Nguồn dữ liệu
     Các doanh nghiệp cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không. Trong trường hợp có nhiều rào cản thách thức tính chính xác của dữ liệu, bạn có thể cân nhắc một phương pháp khác hay kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc.
- Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá
     Điều này quyết định các mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính (vd: lợi nhuận biên hay ROI) hoặc các thang điểm; trong khi đó, đối với các dữ liệu định tính, bạn cần xác định được các tiêu chí đánh giá.
Một số thang điểm phổ biến được sử dụng bao gồm Danh nghĩa (Nominal), Thứ tự (Ordinal), Nội bộ (Internal) và Tỉ lệ (Ratio). Thêm vào đó, thang điểm Likert đo lường mức độ mà người trả lời đồng ý hay không đồng ý với các điều đưa ra cũng rất phổ biến.
- Tần suất
     Bạn cần phải nghĩ đến mức độ thường xuyên để thu thập các KPI, và điều này lại phụ thuộc vào bản chất của mỗi chỉ số KPI. Ví dụ, các KPI nội bộ thường được đo lường thường xuyên hơn trong khi các KPI bên ngoài (như xếp hạng thương hiệu) lại chỉ có thể đo một hoặc 2 lần một năm. Cũng rất quan trọng để cân nhắc tần suất nào sản sinh ra đủ dữ liệu để trả lời cho các KPQ.

 

Các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh
     Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của các KPI đó là chúng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề ra. Do đó, bạn không thể cứ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì và đo như thế nào, làm thế nào để thu thập được các chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến nơi mà bạn muốn đến. Đây là bước mà bạn chỉ ra được mục tiêu kinh doanh mà bạn mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Một mục tiêu tốt sẽ:
- Cụ thể và có giới hạn thời gian
- Mang tính tham vọng nhưng có thể đạt được
- Dựa vào các thông tin chất lượng
     Các mục tiêu có thể được thiết lập một cách tuyệt đối (ví dụ, tăng lên đến 100), thiết lập theo tỉ lệ (như tăng lên 20%), gắn liền với điểm chuẩn (ví dụ như lọt vào top 100 trong lĩnh vực), liên quan đến chi phí/ngân sách (như giảm 10% ngân sách).
Một số lời khuyên cho việc thiết lập mục tiêu:
- Đánh giá các dữ liệu lịch sử và các xu hướng
- Cân nhắc các biến động trong hiệu suất, ví dụ như đỉnh, đoạn trũng, thời vụ
- Cân nhắc các mối quan hệ nhân-quả
- Xem xét mọi sự lệ thuộc vào các yếu tố khác
     Khi một KPI đạt hay không đạt được mục tiêu đề ra, chúng được hiện thị sử dụng các màu sắc, được gọi là “tín hiệu đèn giao thông” để chỉ mức độ hiệu quả kinh doanh. Do vậy, các nhà thiết kế KPI cũng xác định rõ các ngưỡng cho hiệu suất thấp (Đỏ), hiệu suất trung bình (Vàng), hiệu suất tốt (Xanh lá) và thậm chí là đạt trên chỉ tiêu hiệu suất (Xanh dương).

 
In ra Lưu bài viết này
Đánh giá bài viết
Xếp hạng: 2.5 - 2 phiếu bầu
Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 2 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
 

/files/video/img_0198_05d5778b1b52faf845eead30b5390f43.jpg VBS năm 2017
Đã xem: 1071
10/02/2018
/files/video/img_1303_e49a108f70acd8ca092edb2aa68da51f.jpg Dự bị giám đốc khóa 9
Đã xem: 5073
28/12/2016
/files/video/tai-xuong-1_bcaa9027de619666caa50dcbc8bc6dd3.jpg Chủ tịch Hồ Chí Minh
Đã xem: 2301
05/06/2016
/files/video/img_8923_39a39c77c70210903c095ee0d0c26e6d.jpg Lớp cấp trung Công ty than Hạ Long
Đã xem: 4193
03/06/2015
Đối Tác VBS

vinacomin

trainatmine com

Thống kê truy cập
  • Đang truy cập: 14
  • Hôm nay: 861
  • Tháng hiện tại: 36,240
  • Tổng lượt truy cập: 4,070,321